Regio Midden
Uitrol ‘Digi-V’ staat op punt van beginnen
Nieuwe systemen zorgen voor efficiënt en uniform verzuimproces
We staan als HumanCapitalCare aan de vooravond van een indrukwekkende mijlpaal: de uitrol van ‘Digi-V’. Formeel is dat de naam voor het veranderprogramma, in de praktijk is het de werktitel van ons nieuwe uniforme en toekomstvaste verzuimsysteem. Coördinerend gezondheidscoördinator Sandy Wessels van regio Midden zit er vanaf het begin middenin. ‘Ik wil me graag ontwikkelen en vind het heel leuk om mee te denken in dit soort processen.’ En nu staat ze aan de vooravond van de pilot met vijftien klanten die binnenkort overgaan naar Digi-V. ‘Fijn en spannend’, zegt ze. Bernie Gouders, manager commercie en bedrijfsvoering in de regio Noordoost, licht de bijbehorende datamigratie toe.
Tags: verzuim | uniform werken
‘Ik denk niet dat ik collega’s heel erg hoef te overtuigen van de voordelen van Digi-V’, zegt Sandy enthousiast. ‘Iedereen hunkert naar een nieuw systeem. Het vorige is sterk verouderd. Het had regelmatig storingen, en updates waren niet meer mogelijk. Uiteindelijk wil je gewoon kunnen werken, zonder tegen zulke beperkingen aan te lopen. Digi-V daarentegen is mooi en overzichtelijk. Iedereen die in het verzuimproces zit, gaat ermee werken: van bedrijfsarts, arboverpleegkundige en bedrijfsmaatschappelijk werker tot A&O-adviseur. En in Digi-V kan alles: agenda, planning, afspraken, dossiers, casussen … alles wat in het vorige systeem kon, en beter én meer.’
scroll door ▼
Wat moet erin? Wat kan eruit?
Sandy werkt sinds 1999 bij achtereenvolgens ArboNed en HumanCapitalCare. Vanaf het allereerste begin was zij betrokken bij de ontwikkeling van Digi-V. ‘Dat was best een ingewikkeld proces, van misschien wel twee jaar,’ blikt Sandy terug. ‘Vanuit mijn ervaring en functie was het logisch om mee te denken. Maar ik was blij dat er vanuit elke rol en vanuit elk HumanTotalCare-bedrijf iemand bij de ontwikkeling was betrokken. In een aantal sessies brachten we met elkaar in kaart wat ArboNed en HumanCapitalCare aan functionaliteiten hadden en wat handig was om te behouden. Met andere woorden: wat moet erin, wat kan eruit. Dat deden we echt sámen. Ook de mensen die de systemen leveren, waren hierbij betrokken. Zij kwamen dan met suggesties voor oplossingen. Zo hebben we veel wensen kunnen meenemen.’
Sneller, intuïtiever, eenvoudiger, efficiënter
Regio Midden begint binnenkort aan een pilot met vijftien kleinere klanten en intussen wordt er hard gewerkt aan het overzetten van data uit het oude systeem med-care 1.0. De overige regio’s volgen in de eerste helft van 2026. ‘Fijn en spannend’ noemt Sandy het moment dat straks iedereen met Digi-V gaat werken. ‘Spannend, omdat het toch iets zal veranderen in de routine van collega’s,’ stelt ze. ‘En uiteindelijk heeft iedereen andere behoeften en kun je het niet iedereen naar de zin maken. Maar onze dienstverlening blijft hetzelfde. Je moet er gewoon handigheid in krijgen en er je draai in vinden. Dan is het echt een fijn systeem. Wat ik zelf prettig vind is dat het veel overzichtelijker is. Werkzaamheden zijn minder arbeidsintensief, omdat het minder handelingen kost. Groot voordeel vind ik ook dat we werknemers een herinnering voor hun consult per sms of mail kunnen sturen. Dit zal een hoop no-shows schelen. Maar het grootste voordeel van een nieuw systeem is, dat we zaken kunnen aanpassen en eventueel uitbreiden, waar we dat in het oude systeem niet meer kunnen. Als straks alles is opgeleverd gaan we met elkaar veel sneller, intuïtiever, eenvoudiger en efficiënter werken – daar ben ik van overtuigd.’
Toekomstbestendig, AVG-proof en uniform
Eén van de acht doelstellingen uit ons jaarplan 2025 luidt: ‘Wij zorgen voor een succesvolle implementatie van Digi-V, met draagvlak bij professionals en klanten.’ Daar staan we nu. Formeel is Digi-V de naam van het veranderprogramma. Daaraan ten grondslag ligt het nieuwe verzuimsysteem van BlueVi en het contractmanagement- en facturatiesysteem van Afas. Maar de roepnaam is ‘Digi-V’. De overstap van ons oude verzuimsysteem naar deze nieuwe systemen was om verschillende redenen noodzakelijk. Med-care 1.0 was technisch gezien echt aan het einde en paste niet meer bij onze huidige behoeften. Daarnaast stelt de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming hoge eisen aan de bescherming van persoonsgegevens en hoe wij omgaan met medische informatie. Het nieuwe ‘Digi-V’ voldoet hieraan. Bovendien worden hiermee de verzuimprocessen in alle regio’s identiek; een belangrijke stap op weg naar uniformering. Binnen HumanTotalCare gaat ook ArboNed met dit verzuimsysteem werken, maar als HumanCapitalCare zijn wij eervol eerste….
scroll door ▼
Opschonen en verhuizen: ‘Het gaat echt om heel veel data’
‘Het is een stevige klus, een delicaat proces, dat we nog niet eerder hebben gedaan.’ Dat zegt Bernie Gouders, manager commercie en bedrijfsvoering in de regio Noordoost. Hij is nauw betrokken bij de zogeheten datamigratie, het overzetten van alle gegevens uit ons oude systeem med-care 1.0 naar de nieuwe Digi-V-systemen. Alle gegevens? Nee, niet alle.
Bernie: ‘Het proces bestaat uit twee grotere stromen: de opschoning van gegevens en de verhuizing ervan. We zijn begonnen met een flinke opschoning van de data in med-care 1.0. en Xrm. Want we nemen niet alles mee. Dat zou een datastroom van meer dan vijftien jaar zijn, waarvan je 99 procent niet meer nodig hebt. Daarom kijken we eerst naar gegevens die minimaal mee moeten en noodzakelijk zijn om operationeel te kunnen zijn in Digi-V en Afas: data van lopende klanten en lopende verzuimdossiers. Dan zijn er nog gegevens die we nú niet nodig hebben, maar waar we misschien nog een keer op moeten terugvallen. Die blijven in het oude systeem staan. En dan zijn er nog de medische dossiers waarvoor een bewaartermijn geldt. Die worden ook in het oude systeem gearchiveerd. Dus straks gaat misschien wel de stekker uit het oude systeem, maar zéker niet uit de oude data.’
Proces in stukjes
Bernie: ‘Bij dit proces zijn heel veel collega’s betrokken. Sinds begin november werken de gezondheidscoördinatoren in de regio’s aan de opschoning van alle data van medewerkers en de afspraken met de werkgevers; de collega’s van de commerciële binnendienst doen de werkgeverscontracten. Daarnaast zijn er collega’s uit alle disciplines betrokken, de professionals van IT&Care, collega’s uit de business die onderdelen van processen en programma’s testen, en van de stafafdelingen. Het opschonen en de migratie knippen we in kleinere stukjes. Eerst een proefmigratie voor de vijftien pilotklanten, dan de data van de regio’s die als eerste overgaan en dan de rest. Daarbinnen doen we vervolgens eerst de kleinere klanten en dan de grotere. Van elke stap kijken we wat de effecten zijn en wat we ervan kunnen leren. Zodat de datamigratie zelf hopelijk straks een pure formaliteit is, omdat we alles aan de voorkant al hebben kunnen tackelen.’